CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Article 1 – Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente constituent, conformément à l’article L 441-1 du Code du Commerce, le socle unique de la relation commerciale entre les parties.

Elles ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles B HAPPY EVENTS (ci-après le « Prestataire »), agence de communication événementielle, fournit au(x) Client(s) professionnel(s) (ci-après le(s) « Client(s) ») qui lui en font la demande, des prestations ayant pour objet la conception, l’organisation et la réalisation d’évènements (ci-après les « Prestations » et l’« Evènement »).

Elles s’appliquent, sans restriction ni réserve, à toutes les Prestations réalisées par le Prestataire auprès de ses Clients quelles que soit les clauses pouvant figurer sur les documents du Client, et notamment ses conditions générales d’achat.

Toute commande de Prestations de services implique, de la part du Client, l’acceptation des présentes Conditions Générales de Vente.

Le Prestataire se réserve le droit de déroger à certaines clauses des présentes Conditions Générales de Vente, en fonction des négociations menées avec le Client, par l’établissement de Conditions de Vente Particulières.

Article 2 – Commande du Client

2-1. Le Client qui souhaite avoir recours aux services du Prestataire en fera la demande, par tous moyens de son choix. Le Prestataire établira ensuite un devis (ci-après le « Devis ») comprenant les prestations à délivrer, le lieu et la date de la délivrance de la Prestation, le budget détaillé de l’Evènement, incluant les honoraires du Prestataire au titre de la conception, organisation et réalisation de l’Evènement et les conditions de paiement. Le devis est valable 10 jours. Le Devis signé par le Client vaut commande (ci-après la « Commande ») qui ne sera toutefois prise en compte qu’au paiement et de l’acompte tel que visé à l’article 4-1 ci-dessous.

2-2. Le Client s’engage à communiquer au Prestataire toutes informations complètes et exactes, et plus généralement, à l’informer de tout fait significatif pour permettre au Prestataire la bonne réalisation des Prestations. Toute prestation ne figurant pas dans le Devis fera l’objet d’un devis complémentaire gratuit. Les corrections demandées par le Client ne sont pas illimitées, toute correction supplémentaire fera l’objet de facturation sur une base horaire ou forfaitaire définie par accord mutuel entre le Client et le Prestataire, sur devis préalablement accepté par le Client. Le Prestataire se réservera la possibilité de refuser toute demande de prestation particulière qu’il ne pourrait être en mesure de réaliser, soit compte tenu de la nature de ces prestations soit compte tenu du délai lui étant imparti pour les réaliser.

2-3. En cas d’annulation ou de modification, hors cas de force majeure, du fait du Client : Toute modification ou annulation partielle ou totale du contrat sur l’initiative du Client entraînera à sa charge le paiement des sommes selon le barème ci-dessous : entre la date de signature du devis et 61 jours avant la date de début de l’événement : 50% du montant total TTC de la prestation , entre le 60ème et le 31ème jour avant la date de début de l’événement 70% du montant total TTC de la prestation, dans les 30 jours qui précèdent la date de début de l’événement 100% du montant total TTC de la prestation. Tout report de la date d’Evènement à la demande du Client sera considérée comme une demande d’annulation avec les conséquences financières y attachées. Toutefois, le Prestataire fera ses meilleurs efforts pour tenter de négocier au mieux, dans l’intérêt du Client, et en fonction des disponibilités des différents prestataires, les conséquences financières du report demandé par le Client. Toute Prestation interrompue, ou abrégée, ou non consommée, du fait du Client, pour quelque cause que ce soit, ne donne lieu à aucun remboursement des sommes déjà versées par le Prestataire. Le Prix de l’Evénement ou de la Prestation ne peut en aucun cas être remboursé en cas de défaut de présentation aux heures et lieux mentionnés dans le programme ou encore, en cas de non-présentation par le Client des documents de voyage (passeport, visas.), rendant impossible son départ à la date et/ou heure prévue.

2-4. En cas d’annulation, hors cas de force majeure, par le Prestataire, de la Commande qui peut exceptionnellement être contraint d’annuler le programme en particulier si : les conditions de sécurité l’exigent ou en cas d’événements normalement imprévisibles (météorologie ou autre) ou encore en cas de prescriptions administratives ou réglementaires. Si une telle annulation a lieu plus de 24 heures avant la date prévue pour le début de l’activité, une nouvelle date sera proposée au Client. S’il est impossible de trouver une nouvelle date, l’intégralité des sommes perçues par le Prestataire sera remboursée au Client. Si l’annulation a lieu moins de 24 heures avant la date prévue pour le début de l’activité, il sera fait application des mêmes règles que celles prévues pour les modifications (art 2-6 ci-après).

2-5. Modification du fait du Client. Se reporter au 2-3. Annulation du fait du Client.

2-6. Modification du fait du Prestataire. Le Prestataire peut être contraint de modifier un élément ou l’intégralité du programme en raison de circonstances qui ne leur seraient pas imputables, en particulier pour des raisons climatiques, pour des raisons liées à des décisions administratives ou réglementaires, pour des motifs liés à l’indisponibilité brutale d’un intervenant suite à une maladie, un décès, un accident ou tout autre événement imprévisible, pour des motifs inspirés par l’intérêt général, ou la sécurité des participants. Dans de telles circonstances, un programme compensatoire ou un remboursement partiel pourront être proposés par le Prestataire au Client. Si la modification est proposée moins de 24 heures avant la réalisation de la prestation et que la réalisation d’un programme compensatoire s’avère impossible, le Client sera remboursé à hauteur de 40% du montant de la prestation.

Article 3 – Tarifs

3-1. Les Prestations sont fournies aux tarifs du Prestataire en vigueur au jour du Devis établi par le Prestataire et accepté par le Client, comme indiqué à l’article 2 “Commande” ci-dessus. Les tarifs s’entendent Hors Taxes (TVA au taux légal en vigueur). Une facture est établie par le Prestataire et remise au Client lors de chaque fourniture de Prestations.

3-2. Le Prestataire ne peut garantir les tarifs figurant au Devis, même signé par le Client, si ce dernier ne verse pas l’acompte requis à la Commande, et qu’entre la date de signature du Devis et la date de règlement de l’acompte, les Prestations ont augmenté et ne sont plus délivrables aux tarifs devisés (traiteur, hébergement, etc).

Article 4 – Conditions de règlement

4-1. Modalités de règlement 

Un acompte de 50% du prix total Hors Taxes des Prestations commandées [ci-après le « Prix »] est exigé lors de la passation de la Commande, à la signature du devis, telle que définie à l’article 2 ci-avant, sur présentation de facture au jour de la signature du devis par le Client. Le solde est dû 21 jours avant l’Evènement ou la Prestation, à réception de la facture du Prestataire. En cas de date de commande proche de celle de l’Evènement ou de la Prestation, ou en cas de commande supérieure à 30 000€, un acompte supérieur à 50 % et pouvant atteindre 90 % HT des Prestations commandées sera exigé lors de la passation de la Commande. Pour les projets de moins de 1000 € HT, paiement à 100% à la commande. Le Prix est acquitté par le Client par chèque ou par virement bancaire.

4.2 Exception d’inexécution

En cas de non-paiement des acomptes, et tant qu’il ne sera pas payé, le Prestataire ne sera pas tenu de procéder à la fourniture de la Prestation commandée par le Client.

4-3. Pénalités de retard

En cas de règlement des sommes dues par le Client après la date de paiement figurant sur la facture adressée à celui-ci, des pénalités de retard calculées par application du taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage seront automatiquement et de plein droit, acquises au Prestataire, sans formalité aucune ni mise en demeure préalable. En cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de recouvrement d’un montant de quarante (40) euros (Art. D 441-5 du Code de commerce) sera également applicable.

Article 5 – Modalités de fourniture des Prestations

Afin de fournir les Prestations commandées, le Prestataire mettra en œuvre tous les moyens nécessaires et suffisants pour satisfaire le Client dans les délais précisés au Devis accepté par le Client. Pour la fourniture des Prestations, le Prestataire se réserve le droit de travailler avec des prestataires indépendants et des sous-traitants et plus généralement s’adjoindre tous tiers pour exécuter sa mission tout en conservant la direction et la responsabilité de son exécution.

Article 6 – Responsabilité – Assurance

6-1. Responsabilité du Client. Le client devra indemniser le Prestataire pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par le Prestataire ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement. Le Prestataire décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…). 

6-2. Assurance. Dans le cadre de son activité, le Prestataire souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont le Prestataire serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause). Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

Article 7 – Droit de propriété intellectuelle

Le Prestataire reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les créations, études, dessins, modèles, prototypes et modélisations etc., réalisés (même à la demande du Client) en vue de la fourniture des Prestations au Client. Le Client s’interdit donc toute reproduction ou exploitation desdites créations, études, dessins, modèles prototypes et modélisations etc., sans l’autorisation expresse, écrite et préalable du Prestataire qui peut la conditionner à une contrepartie financière.

Article 8 – Données personnelles

Les données personnelles recueillies auprès des Clients font l’objet d’un traitement informatique réalisé par le Prestataire. Elles sont enregistrées dans son fichier Clients et sont indispensables au traitement de sa commande. Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution des commandes et des garanties éventuellement applicables. Le responsable du traitement des données est le Prestataire. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées, sans que l’autorisation du Client soit nécessaire. Dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles. En dehors des cas énoncés ci-dessus, le Prestataire s’interdit de vendre, louer, céder ou donner accès à des tiers aux données sans consentement préalable du Client, à moins d’y être contraint en raison d’un motif légitime.

Conformément à la réglementation applicable, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour motif légitime, droits qu’il peut exercer en s’adressant au responsable de traitement à l’adresse postale : B HAPPY EVENTS, 199 rue Hélène Boucher, 34170 Castelnau-le-Lez ou email suivante : hello@bhappy-events.fr.

Article 9 – Force Majeure

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution du contrat due, soit au fait de son client, soit au fait insurmontable et imprévisible d’un tiers au contrat, soit à un cas de force majeure. Ainsi et notamment, du Prestataire ne pourra être considérée comme défaillante au cas où la non-exécution du contrat serait due à une incendie, inondation, tempête, intempéries d’une intensité exceptionnelle et a fortiori d’un état de catastrophe naturelle, grève, action revendicative ou tout autre incident majeur, obstacles inévitables, guerre (déclarée ou non), embargos, empêchements d’ordre juridique, insurrection, évènements de nature pandémique, épidémique, bactériologique ou virologique, ou toute autre cause qui n’est pas imputable au Prestataire. En cas d’annulation totale ou partielle de la commande par le client en raison d’un cas de force majeure, l’Evènement sera reporté dans un délai de 12 mois maximum (ci-après le « Report »). Les Parties conviennent qu’en cas d’impossibilité de report de l’Evènement dans un délai de 12 mois, les sommes versées au titre des frais engagés et du travail fourni par le Prestataire, tels que notamment frais de repérages sur place, coûts de chef de projet, conception du projet, honoraires du Prestataire, resteront acquises au Prestataire. Pour ce qui concerne les sommes versées aux prestataires du Prestataire, hôteliers ou autres, au titre de l’Evènement, le Prestaire fera ses meilleurs efforts pour obtenir de ses prestataires un remboursement, même partiel, desdites sommes aux fins de les restituer au Client.

Article 10 – Résiliation de la Prestation

En cas d’inexécution par le Client de ses obligations, le Prestataire mettra ce dernier en demeure d’avoir à y remédier par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Si, dans les quinze (15) jours de la réception (entendue ici comme la première présentation du courrier recommandé avec demande d’avis de réception) de cette mise en demeure, celle-ci demeure infructueuse, la Prestation commandée sera résiliée aux torts du Client. Le Prestataire conservera toutes sommes versées par le Client, sans préjudice de toutes sommes encore dues par ce dernier et tous dommages et intérêts qui pourraient lui être réclamés.

Article 11 – Droit à l’image 

Le Client autorise le Prestataire à fixer, reproduire, diffuser et exploiter son image, en tout ou partie, en nombre illimité, à titre gracieux, dans le monde entier, en tous formats, en couleurs et/ou en noir et blanc, sur tous supports connus actuels ou à venir, et par tous moyens actuels ou à venir, notamment sur tous services audio-visuels et tous services en ligne sur tous réseaux ; à diffuser son image avec le logo du Prestataire. En conséquence, le Client garantit le Prestataire contre tout recours et/ou action que pourraient former les personnes physiques ou morales qui estimeraient avoir des droits quelconques à faire valoir sur l’utilisation de son image qui serait susceptible de s’opposer à leur diffusion. Le Client reconnaît d’ores et déjà être informé et accepter que la décision d’exploiter ou non son image sera laissée à la discrétion du Prestataire qui ne prend à son égard et à ce titre aucun engagement d’exploitation en tout ou partie des images enregistrées. Cette autorisation est accordée pour une durée de cinquante (50) ans à compter de la signature des présentes, renouvelable par accord mutuel des parties, formalisée par écrit, et restera valable en cas de changement de son état civil actuel.

Article – 12 Droit de publicité

Sauf mention contraire explicite du Client, notifiée par courrier électronique ou par courrier postal avec accusé de réception, le Prestataire se réserve le droit de mentionner le Client comme référence dans le cadre de ses démarches de prospection commerciale et de communication externe –site Internet, vidéos-. Le Client, représenté par le signataire de la présente commande, autorise le Prestataire, à travers ses représentants légaux et commerciaux, à utiliser, à des fins purement démonstratives, les réalisations.

Article 13 – Litiges

En cas de litige, l’attribution de compétence est faite auprès des tribunaux dans la ville où se situe le siège social de B Happy Events. La loi applicable aux relations contractuelles est la loi Française exclusivement.

Article 14 – Langue du contrat – Droit applicable

De convention expresse entre les parties, les présentes Conditions Générales de Vente et les opérations d’achat et de vente qui en découlent sont régies par le droit français. Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

Article 15 – Acceptation du Client

Les présentes Conditions Générales de Vente sont expressément agréées et acceptées par le Client à la signature du devis, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, qui seront inopposables au Prestataire, même s’il en a eu connaissance.